在工作上總是會遇到許多個專案(Project)，在每個專案進行的一開始，總會需要經過多方不同部門人員的協調來制定期望達到的目標以及時間表。在專案管理實務中，有許多不同的方式來對於專案進行掌控。這篇文章將介紹其中一種在矽谷被廣泛使用的專案計畫方式 – Map Day。
什麼是Map Day?
Map Day是一個專案計畫(Planning)的過程。在這個計劃過程，需要整合來自多個參與人員或是不同部門團隊的計劃。讓所有成員或是各團隊代表在同一個會議中，共同製定一個計劃。在此時，將重點放在大方向上而非討論底層的執行細節。
Map Day允許團隊測試假設、澄清期望、建立承諾並且讓各個團隊澄清誰需要在何時向誰交付什麼，明確定義同意和不同意的項目，討論哪些部分是需要及早解決問題。
Map Day前的準備工作
在Map Day會議前，主要有兩個項目需要各個團隊事先準備。
- 建立最終目標
- 準備待辦項目(又稱作便利貼”Stickies”)
建立最終目標
在建立最終目標時，需要描述哪些是需要達成的項目以及預計何時完成，清楚的將最終需要交付的物件以及最終預計完成日期制定好以便所有團隊成員檢視與討論。
Stickies
每一個團隊成員也需要將過程中每一個代辦項目進行描述。描述的方式像是一張一張的便利貼一樣的紀錄各個單一項目。其中需要紀錄以下幾點：
- 提交人
- 可交付成果
- 預計需要時間(週/天)
- 預計開始日期
- 預計完成日期
- 交付給哪個單位
- 是否需要哪些單位完成哪項前置作業
在準備好一張一張的Sticky note之後，就可以讓各團隊負責人帶著這些Stickies到會議去進行連結(Linkage)。
Map Day會議中的流程
會議最主要的開會目標就是將混亂重新編排變成有組織的步驟。大致可分為以下三個步驟：
- 建立地圖(時間表）
- 探訪地圖
- 減緩各團隊間目標差距(Gap)
建立地圖
在建立地圖的環節，主要就是讓各個團隊根據時間表在白板上各自貼上各自提出交辦的Stickies。這時候各個Stickies還是散亂的，團隊彼此之間還沒有明確的先後順序依附關係。
探訪地圖
在探訪地圖階段，目標是要在各個Stickies中建立彼此相關連結。將各個需要的交付成果標記出來，並且將所需要的前置工作與標示為可交付成果的Stickies用適當的依附順序連結起來。並且識別各個Stickies可交付日期與依附其項目的開始日期是否有日期上的衝突。可交付的時間表不符合需求或者是前置作業並沒有被其他團隊標記為可交付項目等，都屬於團隊認知差距(Gap)， 把這些Gap標記出來。
減緩各團隊間目標差距(Gap)
透過討論，降低團隊之間的Gap，將需要調整的時間表進行調整，把不足的交辦項目補上，或是把個別Stickies的重要程度重新安排調整。透過整個溝通把最終的計畫(Map)呈現給所有成員。
以上所描述的就是一個專案開始時，如何透過Map Day的方式來整合各個不同單位間的資源。時間與人力都是每個團隊最重要的資產。一個有效率的規劃，可以讓團隊成員都清楚了解各自的角色以及團隊的預期目標，讓每個人力與時間都能以最有價值的方式呈現與發揮。
